Política de Privacidad Qream, Inc.
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CONSIDERANDO
• El artículo 15 de la Constitución de la República de Colombia consagra el derecho de cualquier persona de conocer, actualizar y rectificar los datos personales que existan sobre ella en banco de datos o archivos de entidades públicas o privadas. Igualmente, ordena a quienes tienen datos personales de terceros respetar los derechos y garantía previstos en la Constitución cuando se recolecta, trata y circula esa clase de información. Además, La Ley Estatutaria 1581 del 17 de octubre de 2012 que establece las condiciones mínimas para realizar el tratamiento legítimo de los datos personales de los clientes, empleados y cualquier otra persona natural. El literal k) del artículo 18 de dicha ley obliga a los responsables del tratamiento de datos personales a “adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos”. Y El artículo 25 de la misma ley que ordena que las políticas de tratamiento de datos son de obligatorio cumplimiento y que su desconocimiento acarreará sanciones. Dichas políticas no pueden garantizar un nivel de tratamiento inferior al establecido en la ley 1581 de 2012.
• Qash.ai está comprometida con el respeto de los derechos de sus huéspedes (clientes), proveedores, empleados y terceros en general. Por eso, adopta la siguiente política de tratamiento de datos personales de obligatoria aplicación en todas las actividades que involucre el tratamiento de datos personales.
OBLIGATORIEDAD:
Estas políticas son de obligatorio y estricto cumplimiento por parte de todos los empleados y las empleadas de Qash.ai, los (as) contratistas y terceros que obran en nombre de Qash.ai.
Todos (as) los (as) empleados (as) deben observar y respetar estas políticas en el cumplimiento de sus funciones (De conformidad con el numeral 1 del artículo 58 del Código Sustantivo del Trabajo, es obligación especial el trabajador “observar los preceptos del reglamento y acatar y cumplir las órdenes e instrucciones que de modo particular le impartan el patrono o sus representantes”). En los casos que no existan vínculos laborales se deberá incluir una cláusula contractual para que quienes obren en nombre de Qash.ai se obliguen a cumplir estas políticas.
El incumplimiento de las mismas originará sanciones de tipo laboral o responsabilidad contractual según el caso. Lo anterior sin perjuicio del deber de responder patrimonialmente por los daños y perjuicios que cause a los titulares de los datos o a BLUEFIELDS FINANCIAL COLOMBIA por el incumplimiento de estas políticas o el indebido tratamiento de datos personales. En el caso laboral, de conformidad con el Código Sustantivo del Trabajo se considerará como justa causa para dar por terminado el contrato de trabajo la violación grave o reiterada de estas políticas (Esto se deriva del numeral 6 de los artículos 62 y 6 del CST. Modificado por el Decreto 2351 de 1965 (Artículo 7o. Terminación del contrato por justa causa)).
DEFINICIÓN:
• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular del dato para llevar a cabo el tratamiento.
• Consulta: Solicitud del titular del dato o las personas autorizadas por éste o por la ley para conocer la información que reposa sobre ella en bases de datos o archivos.
• Dato personal: Cualquier información que directa o indirectamente se refiere a una persona natural y que permite identificarla. Son algunos ejemplos de datos personales los siguientes: nombre, número de identificación ciudadana, dirección postal, dirección de correo electrónico, número telefónico, estado civil, datos de salud.
• Dato personal sensible: Información que afecta la intimidad de la persona o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos (huellas dactilares, entre otros).
• Dato personal público: Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y todos aquellos que no sean semiprivados o privados. Son públicos, entre otros, los datos contenidos en documentos públicos, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidos a reserva y los relativos al estado civil de las personas. Son públicos, entre otros, los datos personales existentes en el registro mercantil de las Cámaras de Comercio (Artículo 26 del C.Co).
• Dato personal privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para la persona titular del dato. Ejemplos: libros de los comerciantes, documentos privados, información extraída a partir de la inspección del domicilio.
• Dato personal semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como, entre otros, el dato referente al cumplimiento e incumplimiento de las obligaciones financieras o los datos relativos a las relaciones con las entidades de la seguridad social.
• Encargado del tratamiento: Persona que realiza el tratamiento de datos por cuenta del responsable del tratamiento.
• Reclamo: Solicitud del titular del dato o las personas autorizadas por éste o por la ley para corregir, actualizar o suprimir sus datos personales.
• Responsable del tratamiento: Persona que decide sobre, entre otras, la recolección y fines del tratamiento. Puede ser, a título de ejemplo, la empresa dueña de las bases de datos o sistema de información que contiene datos personales.
• Titular del dato: Es persona natural a que se refieren los datos.
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales como, entre otros, la recolección, el almacenamiento, el uso, la circulación o supresión de esa clase de información.
PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES:
El tratamiento de datos personales debe realizarse respetando las normas generales y especiales sobre la materia y para actividades permitidas por la ley.
En el desarrollo, interpretación y aplicación de la presente política, se aplicarán, de manera armónica e integral, los siguientes principios:
Principios relacionados con la recolección de datos personales
• Principio de libertad: Salvo norma legal en contrario, la recolección de los datos sólo puede ejercerse con la autorización previa, expresa e informada del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin el previo consentimiento del titular, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento. No está permitido el consentimiento tácito del Titular del dato y sólo podrá prescindirse de él por expreso mandato legal o por orden de autoridad judicial. El silencio del Titular nunca podría inferirse como autorización de la recolección o uso de su información. Se deberá informar al Titular del dato de manera clara, suficiente y previa acerca de la finalidad de la información suministrada y, por tanto, no podrá recopilarse datos sin la clara especificación acerca de la finalidad de los mismos.
• Principio limitación de recolección: Sólo deben recolectarse los datos personales que sean estrictamente necesarios para el cumplimiento de las finalidades del tratamiento, de tal forma que se encuentra prohibido el registro y divulgación de datos que no guarden estrecha relación con el objetivo del tratamiento. En consecuencia, debe hacerse todo lo razonablemente posible para limitar el procesamiento de datos personales al mínimo necesario. Es decir, los datos deberán ser: (i) adecuados, (ii) pertinentes y (iii) acordes con las finalidades para las cuales fueron previstos.
Principios relacionados con el uso de datos personales
• Principio de finalidad: Los datos personales deben ser procesados con un propósito específico y explícito autorizado por el titular o permitido por la ley. Los datos deben ser tratados sólo en la forma que el titular puede razonablemente prever a partir de los usos autorizados. Si, con el tiempo, el uso de los datos personales cambia a formas que la persona razonablemente no espera, es necesario obtener nuevamente el consentimiento previo del titular.
• Principio de temporalidad: Los datos personales se conservarán únicamente por el tiempo necesario para cumplir la finalidad del tratamiento y las exigencias legales o instrucciones de las autoridades de vigilancia y control u otras autoridades competentes.
• Principio de no discriminación: Queda prohibido realizar cualquier acto de discriminación por las informaciones recaudadas en las bases de datos o archivos.
• Principio de reparación: Es obligación indemnizar los perjuicios causados por las posibles fallas en el tratamiento de datos personales.
Principios relacionados con la calidad de la información
• Principio de veracidad o calidad: la información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
Principios relacionados con la protección, el acceso y circulación de datos personales
• Principio de seguridad: Cada persona de Qash.ai deberá cumplir las medidas técnicas, humanas y administrativas que establezca la empresa para otorgar seguridad a los datos personales evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.\
• Principio de transparencia: en el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
• Principio de acceso restringido: Sólo se permitirá acceso a los datos personales a las siguientes personas:
• Al titular del dato
• A las personas autorizadas por el titular del dato
• A las personas que por mandato legal u orden judicial sean autorizadas para conocer la información del titular del dato.
Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la presente ley.
• Principio circulación restringida: Sólo se puede enviar los datos personales a las siguientes personas:
• Al titular del dato
• A las personas autorizadas por el titular del dato
• A las personas que por mandato legal u orden judicial se les debe remitir información del titular del dato.
• Principio de confidencialidad: todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley.
DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS:
Las personas obligadas cumplir estas políticas deben respetar y garantizar los siguientes derechos de los titulares de los datos:
• Conocer, actualizar y rectificar los datos personales. Para el efecto es necesario establecer previamente la identificación de la persona para evitar que terceros no autorizado accedan a los datos del titular del dato.
• Obtener copia de la autorización.
• Informar sobre el uso que Qash.ai ha dado a los datos personales del titular.
• Dar trámite a las consultas y reclamos siguiendo las pautas establecidas en la ley y en la presente política.
• Acceder a la solicitud de revocatoria y/o supresión de la autorización del dato personal cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento por parte de Qash.ai se ha incurrido en conductas contrarias a la ley 1581 de 2012 o a la Constitución.
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales. La información solicitada por el titular podrá ser suministrada por cualquier medio, incluyendo los electrónicos, según lo requiera el Titular. La información deberá ser de fácil lectura, sin barreras técnicas que impidan su acceso y deberá corresponder en un todo a aquella que repose en la base de datos.
DE LA AUTORIZACIÓN:
Los obligados a cumplir esta política deberán obtener de parte del titular su autorización previa, expresa e informada para recolectar y tratar sus datos personales. Esta obligación no es necesaria cuando se trate de datos de naturaleza pública, tratamiento de información para fines históricos, estadísticos o científicos en los cuales no se vincule la información a una persona específica y datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
Para obtener la autorización se deberá seguir las siguientes instrucciones:
En primer lugar, antes de que la persona autorice es necesario informarle de forma clara y expresa lo siguiente:
• El Tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales y la finalidad del mismo.
• El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes.
• Los derechos que le asisten como Titular previstos en el artículo 8 de la ley 1581 de 2012.
• La identificación, dirección física o electrónica y teléfono de Qash.ai
En segundo lugar, se debe obtener el consentimiento del titular a través de cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior. Para el efecto, se debe utilizar el formato de vinculación que ha diseñado Qash.ai para la recolección de los datos personales.
Se deberá dejar prueba del cumplimiento de la obligación de informar y del consentimiento. Si el Titular solicita copia de éstos se deberá suministrárselos.
En cuanto a la autorización de datos sensibles, y de acuerdo al artículo 5° de la Ley 1581 se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación. Qash.ai, como empresa, no solicita actualmente datos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos, o que promueva intereses o garanticen derechos y/o garantías de cualquier partido político oficial o de oposición, así como los datos relativos a la salud o a la vida sexual, con respecto a los datos biométricos de los cuales se obtienen su huella e imagen a través de fotografías y/o video vigilancia, le informamos que estos serán utilizados única y exclusivamente para identificación de las personas, control, seguridad y calidad de nuestros procesos.
Por tanto, le informamos que el Tratamiento de los datos sensibles a los cuales se refieren los Artículo 6° de la Ley 1581 de 2012 está prohibido, a excepción de los siguientes casos:
a) Cuando el Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
b) Cuando el Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización;
c) Cuando el Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular;
d) Cuando el Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
e) Cuando el Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.
En el Tratamiento de datos personales sensibles, cuando dicho Tratamiento sea posible conforme a lo establecido en el Artículo 6 de la Ley 1581 de 2012,el responsable del tratamiento de la información cumple las siguientes obligaciones:
• Informar al Titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su Tratamiento.
• Informar al Titular de forma explícita y previa, además de los requisitos generales de la autorización para la recolección de cualquier tipo de dato personal, cuáles de los datos que serán objeto de Tratamiento son sensibles y la finalidad de dicho Tratamiento, obteniendo su consentimiento expreso para el debido tratamiento de datos sensibles.
El titular de los datos personales teniendo en cuenta los anteriores parámetros frente a la autorización del tratamiento en este numeral 8, estará en todos los casos dando autorización a captar, tratar y compartir sus datos personales no solo a Qash.ai, sino a todos sus aliados estratégicos en los cuales EL RESPONSABLE del tratamiento se apoya para cumplir con su objeto social.
FINALIDAD DE LOS DATOS PERSONALES EN TRATAMIENTO:
En virtud de la relación que se ha establecido o establezca entre el Titular de los datos y Qash.ai, es importante que conozca qué recolectamos, registramos, almacenamos, usamos y transferimos sus datos personales, para su propio uso en sus procesos o para reportar a otras entidades de acuerdo a la legislación establecida para empresas de la economía solidaria o por requerimientos de entidades públicas o privadas.
Es importante que usted tenga en cuenta que su información o datos personales son utilizados para:
a) El desarrollo del objeto social y de la relación precontractual, contractual y pos contractual que nos vincula, lo que supone el ejercicio de sus derechos y deberes dentro de los que están, sin limitarse a ellos: Atención de solicitudes, generación de cuentas de cobro, actividades de cobranza, envío de correspondencia, enviar y consultar la información a centrales de información de antecedentes, verificación de vigencia de documentos de contratación, cobranza judicial y extrajudicial
b) La estructuración de ofertas comerciales y la remisión de información comercial y publicitaria sobre productos y/o servicios a través de los canales o medios que el responsable del tratamiento de la información establezca para tal fin;
c) La adopción de medidas tendientes a la prevención de actividades ilícitas;
d) Acceder o consultar sus datos personales que reposen o estén contenidos en bases de datos o archivos de cualquier Entidad Privada o Pública (como entre otros, las Secretarias de Tránsito y Transporte, Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos, la DIAN, la Fiscalía General de La Nación, Registraduría Nacional del Estado Civil, Policía Nacional, procuraduría General de la Nación, todas las entidades de la Rama Judicial) ya sea nacional o internacional, igualmente por medio del presente autoriza para que sean reportados sus datos a estas entidades;
e) Así mismo, el responsable del tratamiento de la información podrá transferir sus datos personales a otros países, con el fin de posibilitar la realización de las finalidades previstas en la presente autorización;
f) Evaluar la calidad del servicio.
g) A fin de poner en práctica los propósitos descritos anteriormente, sus datos personales podrán ser divulgados con los fines dispuestos anteriormente al personal que conforma la Gerencia, así como la áreas Administrativa, Financiera, Mercadeo y Servicios, Comunicaciones, Sistemas y Contabilidad, así como a encargados, consultores, contratistas, asesores y a otras personas y oficinas, según corresponda, entre otros.
h) Teniendo en cuenta que de los datos sensibles se recolectan en la categoría de biométricos huellas dactilares, imagen fotográfica y video vigilancia, le informamos que estos datos sensibles son utilizados para identificación de las personas, procesos judiciales y seguridad de los bienes y servicios, estos datos no tendrán una destinación diferente a la enunciada y a aquella exigida por las autoridades judiciales.
Los datos serán utilizados para cualquier otra finalidad legítima que resulte en el desarrollo de la relación que exista entre el titular del dato personal y nosotros como responsables del tratamiento de la información y establecida de mutuo acuerdo.
CLASIFICACIÓN Y TRATAMIENTO ESPECIAL DE CIERTOS DATOS PERSONALES:
Las personas obligadas al cumplimiento de esta política deben identificar los datos sensibles y de los niños, niñas y adolescentes (NNA) que eventualmente recolecten o almacenes con miras a:
• Implementar responsabilidad reforzada en el tratamiento de estos datos que se traduce en una exigencia mayor en términos de cumplimiento de los principios y los deberes.
• Aumentar los niveles de seguridad de esa información.
• Incrementar las restricciones de acceso y uso por parte del personal de Qash.ai y de terceros.
TRANSFERENCIA INTERNACIONAL DE DATOS PERSONALES:
Cuando se envíen o transfieran datos a otro país será imprescindible contar con la autorización del titular de la información que es objeto de transferencia. Salvo que la ley diga lo contrario, es premisa y presupuesto necesario dicha autorización para efectuar la circulación internacional de datos. En este sentido, antes de enviar datos personales a otro país, los obligados de cumplir esta política deberán verificar que se cuenta con la autorización previa, expresa e inequívoca del titular que permita trasmitir sus datos personales.
CONSULTAS:
Todas las consultas que realice el titular o sus causahabientes para conocer sus datos personales que reposen en Qash.ai se canalizarán a través de boris@qash.ai. Es necesario dejar prueba de lo siguiente:
• Fecha de recibo de la consulta
• Identidad del solicitante
Una vez verificada la identidad del titular se le suministrará toda la información sobre datos personales que sea requerida. La respuesta a la consulta deberá comunicarse al solicitante en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
RECLAMOS:
Los reclamos tienen por objeto corregir, actualizar, o suprimir datos o elevar una queja por el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley 1581 de 2012 y en esta política.
Todos los reclamos se canalizarán a través boris@qash.ai, quien enviará el mismo a la persona competente para que lo resuelva. Si la persona competente es un tercero se le dará traslado del mismo en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado. Qash.ai dispondrá de un sistema de información o base de datos para llevar el registro de todas las actuaciones efectuadas respecto de cada reclamo en el cual se anotará, entre otras, lo siguiente:
• Fecha de recibo del reclamo
• Nombre de la persona de Qash.ai encargada de dar respuesta al reclamo
• Nombre y dirección del titular o de quien realice el reclamo
• Descripción de los hechos que dan lugar al reclamo
• Documentos que el Titular anexa para que se tengan en cuenta en el reclamo (opcional)
Este sistema dispondrá de mecanismos automáticos de alertas que informen sobre los plazos para responder de manera que se atiendan los mismos lo más pronto posible y en todo caso dentro de los términos establecidos en esta política.
Para la atención de los mismos es necesario que el Titular del dato presente una solicitud en la cual se indique lo siguiente:
• Identificación y dirección del Titular
• Descripción de los hechos que dan lugar al reclamo
• Documentos que el Titular anexa para que se tengan en cuenta en el reclamo (opcional)
Si el reclamo del titular resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
Si el reclamo está completo, se incluirá en la base de datos o sistema de información una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Esta deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
MEDIDAS DE SEGURIDAD:
En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012, Qash.ai adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. El personal que realice el tratamiento de los datos personales ejecutará los protocolos establecidos con el fin de garantizar la seguridad de la información.
FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA:
La presente Política de Datos Personales fue creada el día 20 de mayo de 2.016 y entra en vigencia a partir del día 20 de junio de 2016. Cualquier cambio que se presente respecto de la presente política, se informará a través de la dirección electrónica: boris@qash.ai
Oficial de Protección de Datos Personales
Asistente Jurídico
Comité de Protección de Datos Personales
Aprobado: Qash.ai
Amsterdam, Países Bajos – julio de 2024